Comprendre les quotas d’abonnement

Les quotas sont un outil essentiel pour garantir une répartition équitable des terrains entre les membres, tout en offrant aux abonnés de réels avantages… dans des limites définies. Ce guide vous explique comment fonctionnent les quotas, ce qu’ils permettent — et ce qu’ils ne permettent pas.

Qu’est-ce qu’un quota ?

Un quota est une limite de réservation gratuite ou à tarif réduit, appliquée aux abonnés d’un club. Il permet :

• d’éviter les abus (ex : 10 réservations gratuites par semaine pour une même personne),

• de garantir une équité d’accès aux terrains,

• de soutenir la rentabilité du club, tout en conservant des privilèges pour les membres.

⚠️ Il ne s’agit pas d’un blocage strict : une fois le quota dépassé, le joueur peut toujours réserver… mais il paiera le tarif plein ou réduit selon la politique du club. Il est possible d'activer le blocage grâce aux paramètres avancer de la location de terrain.

Comment un quota est-il défini ?

Chaque quota peut être configuré selon :

Exemples concrets de configuration

Padel Gembloux

• 1 réservation gratuite par semaine en heures pleines

• 2 réservations gratuites en heures creuses (week-end inclus)

• Réduction appliquée une fois le quota épuisé

• Priorité de réservation étendue à 14 jours

André Docquier – Chaumont-Gistoux

• 2 réservations simultanées autorisées à 50 %

• Quota calculé sur base annuelle

À quel moment le quota est-il calculé ?

Le quota est calculé à l’instant T lors de la réservation. Le système vérifie toutes les réservations actives pour le joueur pendant la période concernée (hebdomadaire, mensuelle, etc.).

Cas pratiques :

• Une réservation dans 3 jours est comptée dès aujourd’hui dans le quota.

• Une réservation annulée n’est pas automatiquement libératrice de quota si d’autres réservations sont encore actives.

• Lors d’un remplacement, le quota est recalculé pour le joueur remplacé et le remplaçant.

Quota : comment est-il calculé ?

• À l’instant T : lors de chaque réservation, le système vérifie les réservations actives sur la période concernée.

• Par joueur : dans une réservation groupée, chaque joueur est évalué individuellement.

• Remplacement : lorsqu’un joueur est remplacé, son quota est recalculé. Le remplaçant est soumis aux mêmes vérifications.

• Quotas et abonnements partagés : même dans un abonnement « couple » ou "famille", chaque personne dispose de son propre quota.

Cas fréquents d’incompréhension

❌ "J’ai annulé ma réservation, pourquoi je dois payer la suivante ?"

Parce que le système considère les réservations encore actives au moment de la nouvelle tentative. Annuler une réservation ne suffit pas toujours à libérer votre quota si d'autres créneaux sont encore occupés.

❌ "J’ai dû payer alors que je suis abonné"

Le quota était probablement épuisé ou la réservation ne remplissait pas les conditions de gratuité (ex : heure pleine, partenaire non abonné).

❌ "J’ai un abonnement famille. Qui consomme quoi ?"

Les quotas sont calculés individuellement même dans un abonnement partagé. Chaque joueur est responsable de son quota.

Et si ça coince ?

Le gestionnaire peut toujours intervenir à titre exceptionnel :

• Attribuer le terrain manuellement

• Rembourser sur le portefeuille virtuel

• Procéder à un remboursement complet si nécessaire

Ce que le quota ne fait pas

• Il n’affiche pas de message d’alerte en cas de quota dépassé.

• Il n’empêche pas une réservation : vous pouvez toujours jouer, mais potentiellement au tarif standard ou préférentiel s'il en existe un.

• Il ne se libère pas automatiquement en cas d’annulation, s’il y a d'autres réservations actives.

• Il ne tient pas compte des réservations payées 

✅ Bonnes pratiques pour éviter les mauvaises surprises

• Consultez vos réservations actives avant d’en créer une nouvelle.

• Remplacez un joueur si nécessaire plutôt que d’annuler.

• Contactez votre club si vous pensez qu’un quota a été mal comptabilisé.

• Préférez les réservations « last minute » si vous avez épuisé vos quotas.

Exemple réel : "Je ne comprends pas, j’ai annulé ma réservation et je n’ai pas récupéré mon quota »

? Monsieur Dupond (abonné au club de Beaumont) a un quota de 2 réservations gratuites par semaine.
Le dimanche, il réserve un terrain pour lundi (gratuit) et un second créneau pour mardi (gratuit).
Le lundi, il réserve un troisième créneau jeudi, cette fois-ci payant.
Le mardi, il annule sa réservation du jeudi…
et essaie de réserver à nouveau pour vendredi.

Résultat ?
? La réservation du vendredi est payante ❌ Il a encore 2 réservations active