Configuration des créneaux de location

Cet article explique comment SportFinder calcule les créneaux proposés aux joueurs, comment les différentes règles interagissent entre elles, et ce qu’il se passe dans les cas particuliers (réservations encodées par un administrateur, créneaux non respectés, recalcul automatique, etc.).

L’objectif est double :

• permettre aux gestionnaires de configurer leur planning en toute connaissance de cause ;

• éviter les incompréhensions liées à l’affichage des créneaux côté joueurs.

Définitions et principes de base

Créneaux fixes

• par terrain ;

• par sport.

Cela permet, par exemple, d’avoir :

• des créneaux fixes pour le padel en soirée ;

• un fonctionnement plus flexible pour d’autres sports ou d’autres terrains.

Créneaux flexibles (min / max)

Lorsqu’aucun créneau fixe n’est défini, SportFinder fonctionne en mode flexible.

Dans ce cas, le système s’appuie uniquement sur :

• une durée minimale (souvent 60 minutes) ;

• une durée maximale (souvent 120 minutes).

Le but est de proposer un maximum de créneaux vendables, tout en respectant l’optimisation du planning.

Logique de calcul : un système en couches successives

SportFinder implémente un algorithme par priorité pour calculer les créneaux disponibles à la réservation pour les joueurs. Si une règle est activée, elle est utilisée, sinon la suivante est évaluée.

Par défaut, le système cherche toujours à maximiser le nombre de créneaux proposés, tout en respectant les règles configurées.

Ordre d’évaluation des règles

1. Créneaux fixes (s’ils existent)

? Panneau de configuration > Location de terrain > Créneaux

• Si des créneaux fixes sont définis, ils sont utilisés exclusivement, pour autant que l'ensemble du créneau est bien disponible.

• Les heures de départ proposées découlent en priorité de cette configuration.

• En l'absence de créneaux configurés, le système évalue les règles suivantes.

2. Exceptions du matin et/ou du soir (ouverture et fermeture)

? Panneau de configuration > Location de terrain > Paramètres avancés

Cette couche permet d’optimiser :

• les premiers départs de la journée ;

• les derniers départs avant la fermeture.

Ces exceptions s’appliquent à tous les jours de la semaine.

Ces exceptions permettent de ne pas appliquer l'optimisation anti-trous à l'ouverture ou à la fermeture.

Par exemple, votre club ouvre à 08:00, les utilisateurs ne pourront pas réserver à 08:30 parce que SportFinder optimise par défaut les créneaux proposés pour éviter le vide locatif. Ces exceptions permettent de donner plus de flexibilité aux utilisateurs.

3. Optimisation du taux d’occupation (anti-trous)

? Panneau de configuration > Location de terrain > Paramètres avancés

Un trou est défini comme :

tout espace libre inférieur à la durée minimale de réservation.

Dans 99 % des cas, la durée minimale est de 60 minutes.

Si une réservation créerait un espace invendable (par exemple 30 minutes), le créneau correspondant n’est pas proposé au joueur.

Il ne s’agit pas d’un message d’erreur :
le créneau concerné n’apparaît simplement pas dans le planning public.

4. Calcul flexible via min / max

Si aucun créneau fixe n’est configuré, SportFinder utilise :

• la durée minimale ;

• la durée maximale ;

pour générer le plus grand nombre possible de créneaux, tout en continuant à éviter les trous invendables.

Recommandations SportFinder (padel)

Pour la majorité des clubs de padel, la configuration suivante fonctionne très bien :

• Durée minimale : 60 minutes

• Durée maximale : 120 minutes

• Option recommandée : créneaux fixes de 90 minutes en semaine à partir de 18h

Pourquoi :

• en soirée, le club préfère des formats clairs et constants, sans possibilité de former des créneaux de durée moins péblicitée (60 minutes) ;

• en journée et en heures creuses, la flexibilité permet d’augmenter le taux d’occupation. Les joueurs peuvent s'adapter à leur agenda en jouant seulement 60 minutes sur le temps de midi ou 2h le weekend.

Cas spécifique : le temps de midi

SportFinder est conçu pour favoriser la pratique sportive.
En semaine, peu de travailleurs peuvent se libérer plus d’une heure sur le temps de midi.

Autoriser des réservations flexibles d’une heure sur ce créneau permet souvent :

• de remplir des plages habituellement sous-exploitées ;

• sans pénaliser l’organisation globale du planning.

Réservations encodées par un administrateur (backoffice)

Règle officielle

Un administrateur peut toujours encoder une réservation depuis l’espace de gestion, sans aucune contrainte :

• ni créneaux fixes ;

• ni durée minimale ou maximale ;

• ni règles d’optimisation.

Impact sur le planning public

Lorsqu’une réservation administrative ne respecte pas les créneaux configurés, SportFinder recalcule automatiquement les créneaux restants, dans le but de maximiser le taux d’occupation.

Exemple concret

Créneaux fixes configurés :
09:00 – 10:30 – 12:00 – 13:30 – …

Une réservation est encodée manuellement par un administrateur :
11:00 → 12:30

Le système :

• tient compte de la réservation ;

• recalcule les espaces restants ;

• repropose tout créneau vendable

Ainsi, si un créneau de 90 minutes est partiellement rogné, mais qu’il reste 60 minutes exploitables, un créneau de 60 minutes sera proposé.

Bonnes pratiques observées

• Créneaux fixes en soirée (ex. 90 minutes).

• Fonctionnement flexible en journée et le week-end.

• Optimisation anti-trous activée pour éviter les créneaux invendables.

Questions fréquentes

Pourquoi certains départs ne sont-ils pas visibles pour les joueurs ?
Parce qu’ils créeraient un trou invendable inférieur à la durée minimale, ou ne correspondent pas à la politique du club configurée dans les paramètres.

Les créneaux fixes sont-ils obligatoires ?
Non. En l’absence de créneaux fixes, le système fonctionne entièrement via min / max.

Une réservation administrative peut-elle perturber le planning ?
Non. Le système recalcule automatiquement les créneaux restants exploitables.

Peut-on configurer des créneaux différents par sport ou par terrain ?
Oui, via les filtres de configuration des créneaux.